Vacature Event Coördinator

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Event Coördinator!
Hou jij ervan om meerdere ballen hoog te houden en houdt jij van perfect geplande evenementen? Als Event Coördinator ben jij onderdeel van een enthousiast EMEA-Marketing team binnen een groeiende organisatie die op het hoogste niveau op het gebied van digitale singage acteert. In deze rol ben jij de belangrijke schakel voor het coördineren en het uitvoeren van logistieke- en communicatie veranwrodelijkheden.

The Job:
Jouw werkdag als Event Coördinator:
Je start je dag in ons inspirerende kantoor in Sittard, waar je samenwerkt met een gedreven en enthousiast marketing team. Met een kop koffie en een kort teamoverleg zet je de planning voor de dag op scherp en kijkt toe naar het volgende evenement.

Jouw verantwoordelijkheden:

Eventregistratie en -communicatie

• In samenwerking met het sales team uitnodigingen versturen via Pardot en eventplatforms;
• Het registratieplatform beheren, de gebruikservaring optimaliseren en eventuele problemen oplossen;
• Deelnemerscommunicatie coördineren, inclusief voorinformatie en bevestigingsmails.

Coördinatie van leveranciers en locaties

• Onderhandelen, beheren en controleren van contracten met leveranciers om concurrerende tarieven en hoogwaardige service te waarborgen;
• Samenwerken met het Scala-designteam en standbouwbedrijf om meubilair, decor en materialen te selecteren, met oog voor merkconsistentie;
• Coördineren van leveranciers, inclusief leveringstijden, installatievoortgang en kwaliteitscontrole.

Eventorganisatie en beheer op locatie

• Ondersteunen bij de planning en uitvoering van eventactiviteiten, inclusief entertainment en leveranciersbeheer.
• Toezicht houden op materialen en apparatuur op locatie, inclusief beoordeling van samples en gereedheid voor gebruik.
• Begeleiden van de opbouw van lokale branding, zoals registratiebalies, bewegwijzering, decor en displays.

Administratieve ondersteuning

• Coördineren van leveranciers, verwerken van inkoopaanvragen (PR/PO), facturen beheren en uitgaven bijhouden.
• Samenwerken met het logistieke team van Scala om tijdige levering van marketingmaterialen te garanderen.
• Ondersteunen bij budgetbewaking en financiële rapportage voor nauwkeurigheid en transparantie.

Eventanalyse en rapportage

• Verzamelen en analyseren van feedback van deelnemers en stakeholders ter verbetering van toekomstige events.
• Bijhouden van eventuitgaven, bezoekersaantallen en prestaties voor een gedetailleerde rapportage na afloop.

Ben jij klaar voor een uitdagende rol waarin je jezelf breed kunt ontwikkelen en waar geen dag hetzelfde is?
Reageer dan direct en wie weet start jij snel als Event Coördinator!

What it takes:

• Hebt minimaal 3 jaar werkervaring als Event Planner, Event Coördinator of een andere vergelijkbare rol;
• Heb een afgeronde HBO-opleiding op het gebied van Hospitality, Marketing of soortgelijke richting;
• Bent reislustig, aangezien je 25% van de tijd onderweg bent om branche-events, beurzen en/of onze internationale kantoren te bezoeken;
• Beschik over uitstekende communicatieve vaardigheden;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Spreek je een andere taal, zoals Frans of Duits, is dat bonus punten;
• Beschikt over creatieve en pragmatisch denkvermogen;
• Bent een echte teamplayer waarbij pro-activiteit en verantwoording centraal staat;
• Jij maakt het onmogelijke waar, hierdoor zorg jij voor de ultieme beleving.

Beschik jij over bovengenoemde capaciteiten en talenten? Lees dan snel verder!

What do you get in return:

• Een prachtige werkplek in Sittard die van alle faciliteiten is voorzien;
• Een jong en dynamisch team;
• Een salaris tussen de €2.900,- en €4.250,- op basis van een fulltime dienstverband;
• 26 vakantiedagen;
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei;
• Een uitdagende baan voor 32 uur.

Wordt jij enthousiast na het lezen van de rol als Event Coördinator?
Reageer dan direct!

Hattrick is een gelijke kansen werkgever en moedigt sollicitaties van alle gekwalificeerde kandidaten aan, ongeacht hun achtergrond. We streven naar diversiteit en verwelkomen sollicitaties van iedereen die aan de vereisten van de functie voldoet.